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Rimborso spese amministratori srl: trattazione fiscale

Rimborso spese

Trattazione fiscale del rimborso spese agli amministratori di srl.

In questo articolo trattiamo una tematica spesso affrontata nei vari blog, ovvero quella relativa al rimborso spese per amministratori di srl. E’ una tematica spesso trattata, a mio avviso erroneamente, quale strumento di pianificazione fiscale.

Va anticipato che la normativa fiscale relativa ai rimborsi spese in favore degli amministratori è complicata, in quanto per una corretta trattazione fiscale occorre considerare non solo le norme del TUIR, ma anche le varie circolari dell’Agenzia delle Entrate.

Caso 1: rimborsi a piè di lista.

Si tratta di rimborsi effettuati a favore dell’amministrate a fronte di spese sostenute e analiticamente documentate. Quindi tali rimborsi saranno erogati sulla base della documentazione fiscale e nella misura risultante dalla nota riepilogativa.

Rimborso spese, deducibilità per l’azienda.

La tematica del rimborso spese deve essere affrontata sia dal lato di chi eroga il rimborso, quindi la società, sia dal lato di chi lo percepisce, ovvero l’amministratore.

Per quanto riguarda la deducibilità in capo all’azienda, l‘articolo 95 comma 3 del TUIR stabilisce che le spese per vitto e alloggio sostenute per le trasferte fuori dal territorio comunale, dai lavoratori dipendenti, e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa, sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero di 180,76€ per le trasferte su territorio nazionale. Il limite è elevato a 258,23€ nel caso di trasferte all’estero. Quindi la parte eccedente questi limiti non è deducibile.

Tassazione rimborsi spese percepiti dall’amministratore

Nel caso in cui le spese siano documentate, e quindi si sia optato per il rimborso analitico, le somme incassate dall’amministratore non contribuiscono a formare il suo reddito. Ciò deriva dal fatto che le somme incassate coincidono con quanto anticipato dall’amministratore per conto della società, non rappresentando un presupposto di imposta.

Condizioni di applicabilità delle norme

Per quanto riguarda la deducibilità dal reddito di impresa occorre che:

  • Le spese siano state effettivamente sostenute, quindi non si tratti di rimborsi forfettari, ma si basino su costi realmente sostenuti;
  • Che l’amministratore sia legato da rapporto di lavoro dipendente, o da contratto di collaborazione coordinata e continuativa;
  • Che le spese siano inerenti all’attività di impresa esercitata dalla società (principio di inerenza).

Caso 2: Rimborso spese forfettario, o misto

In questo caso si tratterà di rimborsi attribuiti in maniera forfettaria, e non in base alle spese effettivamente sostenute dall’amministratore.

Deducibilità del costo in capo alla società.

Per quanto riguarda la deducibilità in capo alla società vale la stessa norma prevista nel caso di rimborsi analitici.Quindi limite di 180,76  per le trasferte su territorio nazionale, e 258,23€ per trasferte internazionali.

Tassazione in capo all’amministratore del rimborso spese

La norma di riferimento è l’articolo 51, comma 5 del Tuir, relativo alla tassazione del lavoro dipendente. La citata norma si applica quindi agli amministratori legati alla società da rapporti di lavoro dipendente, o da rapporti di collaborazione coordinata e continuativa.

La citata norma prevede che non sono tassati in capo al percettore, quindi all’amministratore, le indennità percepite per trasferte o le missioni fuori del territorio comunale, nei limiti di 46,48€ al giorno per trasferte a livello nazionale. Il limite è elevato a 77,47€ per le trasferte fuori del territorio nazionale. Qualora quindi il rimborso superi tali limiti, dovrà essere tassato in capo all’amministratore, quale reddito da lavoro dipendente, o reddito assimilato al lavoro dipendente.

Rimborso spese per amministratore in assenza di contratto di lavoro dipendente, o di collaborazione coordinata e continuativa.

E’ il caso in cui l’incarico è gratuito, ed è svolgo generalmente dai soci. Si pensi ad esempio all’artigiano o commerciante, costituiti in forma di srl, senza alcun contratto di rapporto di lavoro con la propria società. In questi casi è sempre meglio essere cauti. Il rimborso delle spese potrà avvenire sulla base di documentazione analitica delle spese sostenute dall’amministratore, meglio se fattura intestata alla società. Assolutamente sconsigliato “scaricare” costi personali sulla società, evitando quindi deduzioni prive del requisito di inerenza, ciò sia nel caso di rimborsi analitici che nel caso di rimborsi forfettari, anche in presenza di contratti di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata.