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Preventivo del commercialista: come richiederlo

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Preventivo del commercialista: come richiederlo

Cambiare commercialista, o sceglierne uno non è affatto un’operazione semplice. La centralità del commercialista nell’attuale scenario economico-normativo, rende questa figura professionale indispensabile. Pertanto la scelta del commercialista deve essere fatta con criterio.

In questo articolo voglio trattare un tema che a prima vista può sembrare banale, ma non è così: il preventivo del commercialista. Cercherò di forniti maggiori informazioni per riconoscere un Professionista serio, e per instaurare un corretto rapporto con lui.

La richiesta del preventivo rappresenta un momento importante nella costruzione del rapporto professionale, ed è  sicuramente la base per il corretto svolgimento dello stesso. Ciò proprio perché i servizi forniti dal professionista saranno erogati sulla base della lettera di incarico, che rifletterà il preventivo accettato dal cliente. Lo stesso vale per il pagamento delle parcelle alle scadenze stabile, che in fase di contrattualizzazione rifletterà quanto indicato nel preventivo accettato dal cliente.

Dopo una premessa circa gli elementi economici alla base del preventivo, schematizzo gli aspetti fondamentali che dovrebbero, a mio giudizio e secondo la mia pratica professionale, essere considerati nella richiesta di un preventivo ad un commercialista.

Premessa sul preventivo del commercialista

Da cosa è dovuto il costo del commercialista?

Come le imprese, anche gli studi professionali dei commercialisti devono operare in condizioni di equilibrio economico. Infatti uno studio professionale può essere assimilato ad un’impresa di servizi. Al pari di quest ultima, gli studi professionali acquistano fattori produttivi (software, libri, banche dati giuridiche, tecnologie informatiche, corsi di formazione e aggiornamento, risorse umane qualificate,ecc…) per erogare servizi di qualità.

La contrazione di alcuni costi (ad esempio collaboratori mal pagati, o software di scarsa qualità) o l’eliminazione di altri costi (ad esempio banche dati, riviste specializzate, corsi di aggiornamento e formazione), rischiano di compromettere la qualità dei servizi. Ciò accade in particolare quando sono applicate alla clientela tariffe “sottocosto”, le qual hanno come effetto la necessità di abbattere i costi di studio, per riportare la situazione in equilibrio economico (l’alternativa sarebbe la chiusura, in quanto sarebbe irrazionale operare in perdita nel medio lungo termine).

Le tariffe dei commercialisti

Per i commercialisti i ricavi sono rappresentati dai compensi percepiti dalla clientela. A loro volta i compensi sono determinati applicando le tariffe professionali. 

Come è noto, dopo il decreto liberalizzazioni di Bersani, il tariffario dei commercialisti non è più obbligatorio. Tuttavia pur venendo meno l’obbligo di applicazione, continua ad essere un valido parametro per stimare il valore economico dei servizi.

Il prezzo applicato dal commercialista deve riflettere la complessità dell’incarico.

Il codice deotologico (articolo 25) dei Dottori Commercialisti stabilisce che la tariffa applicata deve essere commisurata alla complessità dell’incarico.

E’ altresì noto che la normativa Italiana, e non solo quella tributaria, è particolarmente articolata. A questo si aggiunge la continua legiferazione, aspetto che contribuisce ad aggravare ulteriormente la complessità del sistema normativo italiano, spesso generando incertezze. Tutto questo comporta una maggiore complessità degli incarichi, ed un maggiore sforzo dei commercialisti per garantire il rispetto delle norme ai propri clienti. Il maggiore sforzo del commercialista si riflette negli investimenti necessari per garantire al cliente un servizio di qualità. Senza tali investimenti, i servizi forniti rischierebbero di essere qualitativamente inaccettabili.

Quando il prezzo è troppo basso cosa significa?

Stabilire se il prezzo è adeguato è semplice. Si può consultare il tariffario dei Commercialisti, che anche se non obbligatorio, come detto costituisce un buon parametro. 

Un prezzo eccessivamente basso non rappresenta un risparmio per il cliente. Al contrario nel medio termine può di diventare un onere “nascosto” o posticipato (al momento dei controlli e delle sanzioni).

Inoltre un prezzo basso può essere dovuta all’erogazione di servizi parziali, abbandonando il cliente alla ricerca sul web delle risposte ai propri quesiti. 

Seguire un corretto iter di preventivazione dei servizi può limitare questo rischio.

Infatti un prezzo sottostimato del servizio non riflette la complessità dell’incarico. Da qui possiamo dedurre un taglio della qualità dei servizi.

Il taglio della qualità dei servizi può verificarsi in vari modi.  Ad esempio dedicando meno tempo allo studio delle pratiche dei clienti,  causato dalla necessità di soddisfare un maggior numero di clienti, per raggiungere l’equilibrio economico di cui ho detto sopra. O ancora può derivare da un risparmio sui fattori produttivi (tecnologie, banche dati, collaboratori non adeguatamente formati e mal pagati ecc…)

Tariffe “sospettosamente” basse, sono un chiaro segnale di un taglio quali-quantitativo di servizi. Quali servizi sono stati tagliati lo si scopre generalmente in sede di accertamenti da parte dell’autorità fiscali.

Preventivo del commercialista: quando il commercialista non è commercialista!

Inoltre, come riscontrato nella pratica, i prezzi maggiormente ribassati sono applicati da soggetti che si presentano come commercialisti (o lasciano intendere che lo siano), ma in realtà non lo sono (spesso li si riconosce perché utilizzano titoli alternativi quali: tributarista o fiscalista). Infatti non essendo iscritti all’albo non hanno l’obbligo assicurativo, e l’obbligo di aggiornamento professionale. Ciò significa minori garanzie per i clienti.

Occorre quindi sempre verificare che chi si presenta come commercialista sia effettivamente iscritto all’albo. A questo si aggiunge che i soggetti non iscritti all’albo non hanno obbligo di assicurazione professionale, quindi in caso di danni non ci sarà l’assicurazione a coprire il risarcimento.

La presenza di un preventivo ben definito, permette di mettere in chiaro sin da subito i servizi forniti (e non forniti), e quindi le eventuali responsabilità del professionista, che nel caso sia un commercialista, saranno garantite dall’assicurazione obbligatoria.

Questa lunga premessa era doverosa per comprendere l’importanza della preventivazione dei servizi, e le ragioni sottostanti la relativa quotazione economica. Il tutto nell’ottica di una trasparenza a beneficio di entrambe le parti.

Preventivo del commercialista: differenza tra prezzi ribassati e scontistica

I prezzi ribassati non vanno confusi con la scontistica che uno studio commercialista può applicare a determinate categorie di clienti e in determinate condizioni. Faccio alcuni esempi.

Una prima scontistica può essere legata all’acquisto di una pluralità di servizi. Ad esempio, i dichiarativi per i soci di una società potrebbero essere inclusi nel prezzo dei servizi professionali prestati alla società stessa. Pertanto nel preventivo il dichiarativo ai soci può essere indicato il servizio senza riportare il relativo prezzo.

Prezzi ridotti per servizi aggiuntivi possono essere applicati per chi è già cliente dello studio. In questo modo si va a premiare la fedeltà del cliente, o la sua correttezza nello svolgimento del rapporto professionale. In questi casi è buona pratica comunque indicare il valore economico del servizio applicato alla generalità degli utenti, e la tariffa agevolata applicata ai clienti dello studio.

Tariffe ridotte a particolari condizioni. Ad esempio una lieve riduzione della tariffa si può avere per servizi continuativi qualora siano previsti pagamenti a scadenze ravvicinate. Ad esempio nel preventivo è stata prevista una tariffa inferiore nel caso in cui i pagamenti siano mensili anziché trimestrali.

Un’altra circostanza potrebbe essere quella di prevedere una riduzione della tariffa nel primo, o nei primi due anni, per poi entrare a regime a partire dal terzo anno. In questo modo si vorrebbe venire incontro a chi avvia un’attività di impresa, cercando di far gravare meno i costi consulenziali nei primi anni di attività. Tutto ciò però deve essere esplicitato nel preventivo, indicando anche eventuali penali in caso risoluzione anticipata del rapporto.

Ancora una volta quindi è chiaro come il preventivo giochi un ruolo fondamentale nella costruzione del rapporto professionale, e quindi contribuisce ad una maggiore soddisfazione delle parti.

Preventivo del commercialista: gli step da seguire

1.  Avere consapevolezza della necessità di rivolgersi ad un commercialista

Si tratta del primo passo da fare. Infatti all’epoca di internet molte informazioni sono disponibili sul web. Tuttavia queste informazioni non sempre sono corrette, e nella migliore delle ipotesi generano confusione nei lettori. Il risultato è, che ci si rivolgerà al commercialista non per chiedere la sua consulenza, ma per chiedere spiegazioni su quanto letto nel web (e se si sia compreso correttamente ciò che si è letto).

Nella peggiore delle ipotesi, seguire i consigli trovati sul web, può avere delle conseguenze dannose nel medio periodo, portando a delle scelte sbagliate, e degli errori costosissimi. Il costo di questi errori è nel 99% dei casi più elevato della parcella di un commercialista, al quale ci si rivolgerà quando ormai il danno è fatto.

Informarsi sul web può andare bene, a patto che poi ci si faccia affiancare da un professionista!

2.Richiedere un preventivo personalizzato

Le attività economiche non sono tutte uguali! I servizi necessari possono essere differenti in base alla dimensione, alla struttura dell’impresa (o del professionista), alla tipologia di operazioni realizzate. I servizi necessari quindi varieranno da soggetto a soggetto. Il preventivo deve essere sempre personalizzato! 

3. Fornire informazioni necessarie all’elaborazione del preventivo personalizzato

Come indicato nel punto 2, i preventivi varieranno a seconda delle esigenze manifestate dall’imprenditore/professionista.

Affinché un preventivo sia accurato e rispondente alle esigenze specifiche dell’imprenditore, occorre che il commercialista acquisisca una serie di informazioni circa l’attività economica. Io personalmente, quando mi richiedono un preventivo utilizzo un formulario, in maniera tale da poter raccogliere tutte le informazioni necessarie per poter elencare i servizi a disposizione della clientela.

4. Analizzare il preventivo del commercialista.

In questa fase quindi il professionista sottopone all’attenzione dell’imprenditore il preventivo elaborato sulle base delle informazioni fornite. Il preventivo deve essere redatto in maniera comprensibile, in modo da poter essere analizzato e correttamente compreso da parte dell’imprenditore.

Generalmente, sono elencate una serie di prestazioni primarie, e tutta una serie di prestazioni aggiuntive. Le prestazioni primarie sono quelle di cui si ha un’esigenza attuale (ad esempio contabilità, dichiarativi fiscali, ecc…). Le prestazioni aggiuntive sono quelle che possono essere momentaneamente tralasciate, e che potranno essere richiesta in un momento successivo, o al verificarsi di determinate condizioni (ad esempio consulenza in controllo di gestione, analisi di bilancio, situazioni economiche infrannuali, adempimenti connessi a specifiche operazioni, consulenza in materia di ecommerce ecc…).

Inoltre nel preventivo saranno anche indicate le modalità e la periodicità dei pagamenti.

Per rendere più chiaro il preventivo, io generalmente aggiungo delle note esplicative, in maniera da guidare il lettore nella comprensione del preventivo.

Successivamente, l’imprenditore potrà contattare il commercialista, per chiedere maggiori informazioni circa il preventivo, e i servizi connessi. Non si tratta di una fase di negoziazione, ma semplicemente della fase antecedente alla decisione dell’imprenditore. Non è da escludere che a seguito del confronto, alcune condizioni dell’originario preventivo siano modificate.

5. Accettazione totale o parziale, o rifiuto del preventivo del commercialista.

Il preventivo del commercialista potrà essere accettato integralmente o parzialmente. In tal caso, il preventivo sarà allegato alla lettera di incarico. La lettera di incarico indicherà i servizi che sono stati effettivamente acquistati dal cliente e che sono riportati nel preventivo.

I servizi non acquistati, e quindi non inseriti nella lettera di incarico, potranno essere acquistati successivamente. I prezzi potranno rimanere gli stessi, o potranno essere corretti ad esempio per l’inflazione, o ancora potranno essere nuovamente preventivati dal commercialista. Tutto ciò dipende da quanto indicato nello stesso preventivo. La rivisitazione dei prezzi per i servizi non acquistati originariamente non sara necessariamente al rialzo. Potrà essere applicata una scontistica in relazione alla fedeltà del cliente che dimostra  fiducia nel professionista, o ancora alla sua correttezza (estrema puntualità nei pagamenti).

Nel caso di rifiuto ovviamente non viene ad instaurarsi il rapporto professionale. Pur non essendo obbligatorio, è buona pratica comunicare al professionista la non accettazione del preventivo, denotando così serietà da parte dell’imprenditore che ha richiesto il preventivo (non essendo comunque tenuti a comunicare le ragioni del rifiuto,  comportamento che comunque sarebbe sicuramente gradito da parte del professionista, sempre nell’ottica di correttezza e reciprocità).

Quando il preventivo non è formulato correttamente

Può accadere che un preventivo presentato al potenziale cliente non sia formulato correttamente. Ad esempio quando non siano elencate tutte le prestazioni che saranno fornite, o ancora quando questo risulta vago. Generalmente si tratta di preventivi elaborati oralmente, e successivamente ripresi nella lettera di incarico (quando presente).

La non correttezza di questa procedura determinerà incertezza nelle parti. Infatti il cliente non sa quali prestazioni sono incluse nei servizi resi dal professionista. Analogamente il professionista si ritroverà di volta in volta a dover fornire delle prestazioni che originariamente non erano previste.

Ma queste prestazioni saranno poi fatturate? Se non sono addebitate al cliente, siamo sicuri che il professionista opererà con il massimo della diligenza? E in tema di responsabilità, quale sarà la responsabilità del professionista per prestazioni non contrattualizzate? Nel caso in cui il professionista fattura queste prestazioni “extra” a quale prezzo lo farà? Se non sono state preventivate, siamo sicuri che la quotazione del servizio sia corretta? Anche in questo caso emerge l’importanza della  corretta preventivazione dei servizi!

Ma perché accade ciò? Perché un professionista non gestisce correttamente la fase di preventivazione?

Le ragioni possono essere differenti. La prima potrebbe essere una scorretta impostazione del professionista. La redazione del preventivo personalizzato richiede del tempo. Come ho scritto sopra, ( vedi punto 3), sono necessarie informazioni, sulla cui base sarà elaborato il preventivo. Qualora lo studio applichi prezzi “sottocosto”, l’approssimazione del processo di preventivazione rientra tra le politiche di abbattimento dei costi (vedere la premessa in questo articolo). Pertanto abbiamo già un primo indizio di come il professionista si approccia al nostro incarico (riduzione dei costi = bassa qualità del servizio).

Una seconda ragione può essere il fatto che un professionista, pur di acquisire un cliente, è disposto ad applicare dei prezzi inferiori rispetto alla quotazione dei servizi offerti. Non redigendo un preventivo, si va a stabilire un compenso “forfettario” per le generiche prestazioni del professionista. L’effetto di ciò è una mancata trasparenza tra le parti. I clienti infatti non sanno quali servizi sono coperti dal commercialista e quali no. Si ritroveranno così a vagare su internet in ricerca di risposte . (Ma queste risposte, anche se corrette, saranno adatte al caso di specie? Saranno la soluzione ottimale per l’imprenditore?)

Conclusioni sul preventivo del commercialista

La richiesta di una preventivo ad un commercialista è una fase molto importante nella costruzione di un rapporto professionale. Infatti sin da queste prime battute si può “scorgere” la professionalità del commercialista.

Il preventivo deve essere personalizzato, e deve essere redatto dopo aver raccolto le informazioni necessarie riguardanti il richiedente. L’impostazione corretta dell’iter di preventivazione può comportare un costo in termini di tempo da dedicare del professionista.

Pertanto, spesso, è tralasciato, sopratutto per le prestazioni di valore contenuto, o ancora nei casi in cui siano applicati prezzi ribassati. In questi casi infatti il professionista, nelle proprie prestazioni tenderà a comprimere i costi. Il primo costo ad essere compresso è proprio quello della trasparenza, adottando un comportamento improntato all’approssimazione.

L’effetto è l’incertezza non solo nel cliente, il quale non sa quali saranno i servizi erogati, ma anche del professionista, il quale di volta in volta si trovare a decidere a quali richieste del cliente far fronte (con il dubbio se fatturarle o meno).

Di seguito riassumo, i diversi passaggi in maniera schematica, per richiedere un preventivo al commercialista.

  1. Maturazione della consapevolezza di richiedere prestazioni professionali ad un commercialista. Ciò accade quando stiamo per avviare un’attività economica, o ancora quando abbiamo incertezza nelle prestazioni professionali necessarie per condurre correttamente la nostra attività.
  2. Ricerca di un professionista. E’ auspicabile verificare che si tratti realmente di un commercialista consultando l’elenco degli iscritti all’Albo. L’elenco può essere consultato al presente link inserendo nome e cognome
  3. Contattare il professionista di interesse. Il primo contatto potrà avvenire tramite un’email, tramite telefonata, o prendendo un appuntamento in studio;
  4. Esporre in maniera sintetica la propria situazione, e indicare perché ci si sta rivolgendo a quel professionista.
  5. Fornire le informazioni necessarie al professionista affinché possa elaborare un preventivo personalizzato.
  6. Analizzare il preventivo elaborato dal professionista, e discuterlo con lo stesso professionista.
  7. Comunicare la decisione al professionista;
  8. Nel caso di instaurazione del rapporto professionale, firmare la lettera di incarico, con allegato il preventivo accettato.

Benefici del corretto iter di preventivazione del commercialista

  1. Trasparenza nello svolgimento delle prestazioni professionali (non sono tagliati “i costi” di trasparenza).
  2. Segnale di professionalità e buon presupposto per improntare un rapporto volto alla correttezza e alla fiducia reciproca, che si svilupperà nel lungo termine.
  3. Le parti sanno perfettamente come comportarsi, e sanno quali sono i loro diritti/doveri reciproci.
  4. Avere una panoramica circa i servizi necessari e la loro quotazione.
  5. Sapere quali saranno i servizi forniti dal professionista, e quali devono essere attivati su esplicita richiesta, con il relativo costo che sarà fatturato a parte.
  6. Comparazione tra tariffe applicate da diversi professionisti. Ovviamente ciò è possibile solo tra professionisti che redigono preventivi chiari e completi. 

Spero che questo articolo possa aiutarti ad orientarti nella scelta del professionista. Puoi raccontare la tua esperienza nei commenti qui sotto.

 

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